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消防器材公司现在怎样做签证变更呢?!

作者:水力消防来源:www.slxf.com 浏览次数: 日期:2018年4月17日 10:30
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  消防器材公司如何保持持续领先的销售金额?面对消防器材的原材料价、消防器材行业利润率持续下滑,如何有效保障消防器材项目利润、通过加速结算实现快周转,这将是消防器材公司尤其是成本部门、造价部门提出的新挑战!

  在这个大背景下消防器材应该开始探索通过与消防器材材料供应商高效协同,来提高消防器材成本管理的精准性及可控度,有效保障消防器材利润及开发进度,以达成“快开发、高盈利、快结算”。

 

  1、动态成本的“烦恼曲线”

  你有没有?

  说到成本部门的新挑战与新要求,可以从消防器材行业成本人员的心头痛说起——就是动态成本管理,尤其是那条“烦恼曲线”。


动态成本管控
 

  为什么“烦恼”呢?

  一方面,消防器材公司对消防工程项目会下达各种考核指标,如动态成本变更率等,导致在消防工程项目过程中经常出现大量有意或无意的压单。特别是在赶消防器材工程施工进度、消防器材销售节奏时,往往对签证变更等扯皮不清的部分采取“搁置争议、施工先行”的方式,导致压单情况更为明显,消防器材行业对此戏称为“动态成本不动”。

  另一方面,一旦进入消防工程竣工结算阶段,大量签证变更的成本补录,当即暴露出非常严重的成本超支,这种情况在消防器材业内屡见不鲜,对于消防器材公司来说这更是隐患。

 

  2、签证变更在线化

  消防器材业务实时监控,让动态成本“动”起来

  为了让“动态成本”真正“动起来”,消防器材公司可以选择以签证变更作为前期重点发力和优化的环节,重新梳理了成本系统中的签证变更业务,将原先的线下纸质处理切换为线上电子提交及实时录入模式。

  以往,消防器材公司的签证变更多是线下补录,基本属于事后作业,很容易出现迟录、漏录,这就导致消防器材公司管理层看到的都是事后资料,无法对其线下审批时资料的真实性和完整性进行监控。

  最终,一到结算阶段就会大量涌现前期不清楚的业务单据,这不仅会造成成本突然的增高,还大大拖慢了结算的进度。

  现在,消防器材公司可以对签证变更的流程进行创新,将这个业务搬到了消防工程协同平台上。

  首先,签证变更的事前申报从消防工程师发起变为消防器材公司自主发起。

  施工方在消防工程协同平台发起变更/签证申请,由消防器材公司的现场消防工程师线上对该业务是否能做进行审批,审批通过的预估金额会进入动态成本,此时动态成本就会变得实时。

  施工方事前发起申报的同时,填写具体变更的内容,包括变更的名称、类型、原因、消防工程项目现场的图片,另外像签证变更涉及到消防工程量的清单,若在事前审批时已涉及并可评估出,也可一并录入,如果消防工程量清单比较多,可通过PC端导入Excel表。

  确认审批通过以后,会给施工单位发一个指令单或消防工程联系单让其施工,施工完以后进行确认。


签证变更业务在线化
▲签证变更业务在线化
 

  移动签证主要使用者为甲方、监理、乙方三方,系统支持工地现场三方的自主发起,施工方从被动转为主动,可实时根据现场情况发起签证业务,确保了流程的及时与准确,填写上报需要的消防工程清单、消防图纸、照片。

  在消防工程协同平台完成项目现场审批后,签发至消防器材公司内部ERP管理系统,成本人员会对相应的牵扯面和成本进行分摊,因为有可能一个签证涉及到多个环节的成本变化,分摊完以后走内部审批,自动生成消防工程指令单。

  由施工方发起,不仅加大了施工方的主动权,保障签证变更及时进入系统,更大大降低了甲方人员的工作量!

  消防器材公司内部审批通过之后,系统会实时推送审批结果给施工单位和现场消防工程师,方便其及时进场施工。施工完以后,由乙方单位去填完工确认单,包括实际的完工量和完工内容,然后在系统中发起审批。消防器材公司可以要求完工后15个工作日内,必须在系统内申报当月完工情况,过时则不认工程量。


工作流程
 

  完工后确认没有问题,再点击签发,进入到ERP审批。这个金额可能和当时申报的金额不一致,所以可对成本再做一次确认,再走一次审批流程,审批之后生效,这个签证变更就完成了。从而,在工地现场即可进入到完工审批流程,三方参与进来,反映动态成本和变更的这部分数据最及时的,还完成了线上留档。

  此前,甲方收到乙方的单子后要每一份进行签名确认,再一份份地录入。现在可以做到一个月集中批量把所有确认生效的签证单都打印出来盖章,直接提供即可。同时,审批通过了会通过手机发消息通知,比如什么时间完成到什么程度、走什么审批等,透明可知。

 

  3、甲乙方扯皮“双输”?

  造价管理如何找到共同语言拒绝互相伤害

  让动态成本“动”起来,还只是消防器材公司创新使用的工程协同平台中的签证变更功能,实际上,工程协同平台还可解决消防器材公司其他诸多痛点。

  很重要的一个问题就是结算的扯皮,甚至结算金额远远的大于合同金额,这个在就是合同执行过程中没有对变更管控好。比如单据造假难以核实、资料遗失、过程无监控、责任人离职等,导致结算扯皮互相伤害等。
 

  如何避免上述种种“伤害”?

  消防器材公司的工程协同平台,其使用者主要是消防器材项目管理部以及施工单位,包括项目部的项目经理、消防工程部经理、监理消防工程师和现场消防工程师;乙方协同则包括合同的负责人、现场消防工程师、财务人员等,即围绕合同进行一个全生命周期的协同,逐步从线下搬到线上,提升效率。


内外协同模式
 

  首先,线上实时录入,时间自动存档留痕。

  以前,消防工程项目现场的签证单、钱款单、消防工程量清单以及现场图纸、照片全部都是纸质的,一旦涉及到时候补录,就很容易出现业务、数据两张皮的情况,并且时间、内容都可以任意修改。

  而通过移动工程协同平台与内部系统做无缝化对接,则不需要纸质、线上各走一遍,甲乙双方的消防工程师就能把业务从线下搬到线上。

  与此同时,为了确保消防器材公司、区域能实时监控到项目最准确及时的情况,制定业务发起考核时间,并且系统发起时间无法修改,哪些消防工程项目经常存在延时发起的情况,在审批过程中就一览无遗,确保了业务发起的及时。
 

  第二,打破内外部信息鸿沟,大家好才是真的好。

  在抓好公司内部成本管理的同时,消防器材公司也要看重外部服务的质量,移动消防工程协同平台提供的各类待办事宜及事项通知的智能提醒。

  对于甲方或监理消防工程师,能够及时查阅待审批事项,并快速处理相关审批业务,及时获取内部审批信息;对于乙方工程师,可随时了解审批进展情况,审批通过后获得手机端的及时通知提醒,并可进行在线短信、电话的催办。

  正准备上线的预警推送功能,将大大提升审批效率的管控。审批时长什么时候预警,什么时候超时,每天准确推送,超时数据进行留底考核。确保审批人员及时有效地进行审批,杜绝恶意的压单。
 

  第三,资料以线上为准,简化管理,快速结算

  消防器材公司在线下管理时有多种单据,“签证变更申请单”“消防工程联系单”“现场签证单”等、不同的业务选择不同的单据需要经过不同层级人员的审批,并且过程中无法完全保证编号的唯一性、资料的真实性。纸质资料的来回传递、签字,不但耗时也加大了遗失的风险。

  上线协同平台后,资料以线上为准,就完全解决了上述顾虑。

  系统限制了确保编号唯一、资料线上沉淀、保留审批记录;只要明确以后的资料都以线上为准,就不会存在资料中途造假的情况;并且系统会自动根据业务分配不同层级的审批人,确保最终审核资料的有效性。

  管理台账线上导出,直接从系统导出业务考核数据,不需要考核人员再从线下汇总核对,快速考核。

  三单变两单。上线后,“线上流程”申请代替《签字变更申请单》,《消防工程指令单》代替《签字变更申请单》,《完工确认单》代替《现场签证单》。

  因为完全线上化,业务可全流程追溯,单据可以直接从线上进行打印,自动获取审批人的名字、通过时间。不需要再线下找人签字,直接打印下来盖章即可确认,作为结算的其中一个依据。

  结果就是,线上有资料就进行结算,没资料就不予结算,明明白白,不再存在变更黑洞,为结算提速!

 

  ▽▽▽

  综上,消防工程施工单位、项目现场、消防器材公司三方得以成为一个共赢体系。

  对于消防工程施工单位而言,一是审批过程透明,可随时查看单据审批进度,方便单据追踪;二是方便业务平台交互,减少线下纸质交互;三是提高结算效率,合同结算数据自动汇总,无需反复核算,避免扯皮,避免在结算阶段补单。

  对于项目消防工程部而言,一是单据、文档管理规范,不再丢单、压单,节约人力,电子化单据防伪标示,有效杜绝恶意造假;二是审批过程透明,随时查看单据审批进度,方便追踪,减少沟通成本;三是有效做到事前控制。

  对于消防器材公司的造价部、成本部而言,一是严格控制签证,通过工联单提前了解签证内容和预估造价,提前进行合理性和成本影响分析;二是提高结算效率,签证过程及时确认造价,避免结算阶段扯皮;三是加强过程监控,有利于及时、真实、完整地反映成本。

  对于消防器材公司成本中心而言,即有效监控全集团业务进度和成本情况,链接工地,为结算提速!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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该资讯的关键词为:消防器材公司  消防工程项目  签证变更