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消防器材公司不懂开会等于自杀,该死!

作者:水力消防来源:www.slxf.com 浏览次数: 日期:2017年4月13日 13:07

  迈克尔▪多伊尔在其畅销书中称,“你所在的组织越是成功,你用于开会的时间就越多。如果你是一个中层管理者,每周可能有大约35%的工作时间用于开会,而如果是高层管理者则可能超过50%。”

  当然,时过境迁,当前组织的构架,以及沟通交流的渠道和方式都发生了巨大的改变,管理者不再需要花如此多的时间开会。但是,开会依然是管理者的一项十分重要的工作。全球每天要举行数百万次会议,一个消防材公司每年大大小小数不清的会议,如果会议缺乏成效,那就是在浪费消防器材公司的资源(如图1,如果是大型会议,成本还包括会议设施租用费+会议场地租赁费+交通费用+食宿费用+会议资料准备费效率损失的费用)和大家的生命。一家消防器材公司会不会开会,决定它的竞争力。因为市场的景气度消防器材公司难以决定,而开会的效率却是可以控制的,从这个意义上来说,一个连会都开不好的消防器材公司,在市场部景气的时候不是会不会死,而是该死!

图1 会议的成本和回报
会议的成本和回报

 

  综合而言,消防器材公司会议效率不高主要有7大原因(如图2),通过有效的管理和规范,可以极大地提高会议的效率。下面,水力消防来告诉你如何一一击破,有效提高消防器材公司的开会效率。

图2 会议效率不高的7大原因
会议效率不高的7大原因

一、合理安排时间:在恰当的时间做恰当的事

  消防器材公司会议安排的时间有两个维度,一个是在一个区间段内的会议安排,即会议的频率;其次是特定一个会议的时间安排,即时间节点。

  1、会议频率:按会议不同而定,但均不能过于频繁

  (1)固定的部门会议,如销售部,财务部。建议至少每个月一次,但是不能多于每周一次,否则容易让员工形成拖沓的不良习惯。

  (2)全体会议,包括消防水带车间,消防栓铸造车间。至少每两个月一次,但是不能多于一个月一次,因为全体大会过多将给消防器材公司造成沉重的负担。

  (3)处理突发事件的会议。处于转型期的消防器材公司突发事件可能会比较多,突发事件的会议可随时召开,但是也不能过于频繁,否则会让员工感觉日日有危机,使工作陷入无序的状态。当然,现在的通讯和交流方式发生了重大变化,开会不一定要面对面坐在一起,也可以利用电话或者虚拟视频,甚至可以直接用微信进行。

  (4)一对一会议。可按需要天天召开,但是会议不能过长。现代脑科学研究表明,40分钟是脑力激荡的上限。超过这个时间人的思维能力是在减弱的。

  2、时间节点:上午9点以后,下午2点左右最适宜

  上午员工刚到公司的1个小时左右,是开始准备工作的时候,思路还比较混乱,需要一段时间才能进入最佳的工作状态。除非有较为紧急的事务,否则这一时间段举行会议,试图让员工回应提议或进行业务分析,效果不会太理想。度过这个时间段,在9点左右以后,12点以前,员工进入了较佳的工作状态,这个时候较为适宜一对一和业务会议。此外,根据心理学的研究表明,下午3点左右,是人体大脑较为活跃的时间节点,这个时候适宜调动员工头脑风暴,想出新方法、新创意。

二、选择合适地点:避免在会议过程中受干扰

  会议地点不能选在嘈杂的地方,这样很容易让与会人员分散精力。也不适宜选在与会议无关人员可以轻易打扰的地方,比如主持会议的管理者的会议室。而是需要尽量选在一个封闭的会议室内,最好围着圆桌进行。

 

三、选择参会人员:无关的人过多,只会适得其反

  对于消防器材公司来说,一项工作往往需要多个部门配合协调展开,多部门联合召开会议是很常见的事,但是如果无关紧要的与会人过多未必是一件好事。一些会议的规模很大,如果拍成照片用于对外宣传显得很盛大,但可能并没有良好的效益产出。

  参会人员可以分为必须参加人员,可以选择参加人员,以及不能参加人员。通常而言,一个会议,相关问题的主要决策人,能够提供相关意见和建议的人员,为完成工作需要了解相关信息的人员,对问题负有义务,或存在利害关系,或起作用的人员,以及将要负责执行会议作出的决定的人员都要参加会议。对于可选择参加的人员,若人数过多则需要适度限制。

四、规范会议流程:按部就班,才不至于走偏方向

  一个人浪费10分钟只是10分钟,但是如果10个人开会,浪费十分钟,加起来就是100分钟,因此消防器材公司会议最忌讳发散,不断的发散必然导致效率的低下,甚至可能让原本讨论的议题无疾而终,因此,必须要有一个规范的会议流程。在会议中设定时间,严格按照流程走,往往可以大幅提高会议效率。普遍而言,固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点

  1、一个中心

  一个中心是指整个消防器材公司的会议的议程,主要包括以下3个方面:

  (1)会议开始。包括阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。如果是是大型会议,还有致欢迎词的环节。

  (2)会议讨论。若会议要讨论的事情较多,可以分为不同的议程,如议程一、议程二、议程三等。具体包括:分享话题和目标;交流信息;讨论并确定方案、做决定、确认行动;总结。

  在讨论环节,需要注意循序渐进的节奏,议程由重要到不重要,问题由不尖锐到尖锐,方案由容易到困难。

  由重要到不重要

  ——会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。

  由不尖锐到尖锐

  ——将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。

  由容易到困难

  ——让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。

  (3)结束会议。具体包括:总结;安排下次会议。

  2、两个基本点

  两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,它是决定会议成败的关键,但在现实中,这两个点却是最容易被忽视的。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安排下次做汇报的人选等。

 

五、营造适宜氛围:领导讲的少,其他人才会积极

  通常而言,稍微大型一点的会议都有一个主持人,但如果会议的规模较小,如部门会议,经理往往也是主持人。此时领导的倾听能力将是决定会议成败的关键因素。

  一项权威调查显示,57%的上班族开会前都会心情紧张,而且上班族普遍认为一般的会议时间是浪费的,当其没有积极参与时,这种感觉会更加强烈。大多数领导的通病是“只说三点”和“只讲五分钟”变得没完没了,如果是一个需要集思广益的会议,这会极大地打击与会者的积极性——既然你这么能说,我们还说什么呢?如果领导说爽了,与会者都沉默,会议的目的没有达到,还是适得其反。

  在一个有不同层级的会议上,最高层级的与会者或者能够对会议最后做出决策的与会者,最好少说话,而且一开始不能表达有倾向性的观点。否则,最后的结果就是集体讨论原始方案的可操作性。领导要做的最重要的事,一是制定规则,二是监督,三是倾听。积极的倾听主要包括8大维度(如图3)。


图3 积极倾听的8个维度
积极倾听的8个维度

 

六、会议总结跟踪:没有真正落实的方案都是耍流氓

  在会议的过程中,所有的观点和建议务必要如实,完整地记录在案。最后在会议将近结束的十分钟内(注意,最后的十分钟往往十分关键),需要回顾一下开会的内容。具体可以通过如下方式进行:

  1.管理者对会议做一个简短的总结

  2.请参会者代表复述会议要求是什么

  必要的话,记录者可以将初步记录大纲让所有与消防器材公司会议会者过目,并在消防器材公司会议一结束后同步发给与会者。这样,能够保证与会者都能够清晰地接收到此次会议的决议和执行方案,避免在后续执行的过程中,因各人理解有偏差而使得协调出现问题。

 

 


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